Hoe lang moet je je privé administratie bewaren? (inclusief gratis checklist)

hoe lang administratie bewaren

Hoe lang moet je je privé administratie bewaren? (inclusief gratis checklist)

“Ik heb zoveel papieren! Weet jij hoe lang ik alles eigenlijk moet bewaren??” “Moet ik al mijn salarisstroken voor altijd bewaren?” “En hoe lang moet ik al die verzekeringspolissen bewaren?” Dit zijn de vragen die mijn broer mij laatst stelde. Hij werd knettergek van de papierenzooi waaruit zijn administratie bestond. Wat mij helemaal niet verbaasd aangezien hij, net als andere mensen, veel post van allerlei instanties ontvangt.

Gelukkig is er een richtlijn voor het bewaren van je privé administratie

Ik kon hem geruststellen. Nee, je hoeft gelukkig niet alles levenslang te bewaren. Sommige papieren kunnen gelijk weg. En andere moet je wat langer bewaren: soms 1 jaar, soms 5 jaar en soms zelfs levenslang. Pas na een bepaalde periode kun je je oude salarisstroken, bankafschriften en belastingaangiftes in de papierbak gooien. Beter nog: door de papierversnipperaar halen.

welke documenten bewaren

Worstel jij ook met al je papieren? Check dan deze handige lijst. Dan wordt het opschonen van je bewaararchief een stuk makkelijker:

Wat kun je meteen weggooien?

Alle gebruiksaanwijzingen van apparaten. Bijvoorbeeld de handleiding van je smartphone, televisie, magnetron, stoomoven of stofzuiger kun je direct na aanschaf weggooien. Je kunt ze tegenwoordig gewoon online vinden. Ook hoef je ze niet voor de garantie te bewaren. Evenmin de doos waarin ze de fabriek hebben verlaten.  Deze kun je met een gerust hart weggooien omdat de aankoopbon alleen volstaat voor de garantie.

Scheelt je meteen een hoop papier in lades en kasten, hé.

Welke documenten moet je 1 jaar bewaren of totdat je een nieuw exemplaar krijgt?

Sommige papieren hoef je maar 1 jaar te bewaren. Andere totdat je een nieuwe exemplaar krijgt. Neem bijvoorbeeld het jaaroverzicht van je energieleverancier. Elk jaar ontvang je er namelijk een nieuwe. De oude papieren versie kun je dan gerust weggooien.

Andere documenten kun je het beste iets langer bewaren. Denk aan verzekeringspolissen. Deze bewaar je zolang de verzekering loopt. De ingediende rekeningen die je bij je verzekering hebt ingediend, moet je vaak 1 jaar (en soms zelfs langer) bewaren. Informeer daarom bij je zorgverzekeraar.

Autopapieren bewaar je zolang jij de eigenaar ervan bent. Of aankoopbonnen van duurzame goederen, zoals een wasmachine of stofzuiger. Die moet je in elk geval bewaren tot het einde van de garantietermijn. Deze is over het algemeen 2 jaar. In sommige gevallen is het nog beter als je de bonnen pas wegdoet als je het product niet meer bezit.

  • Verzekeringspolissen, ingediende rekeningen en voorwaarden
  • Lidmaatschapsbewijzen of abonnementen
  • Pensioenoverzichten
  • Garantiebewijzen
  • Aankoopbonnen
  • Servicecontracten
  • Autopapieren inclusief rekeningen zolang de auto jouw eigendom is
  • Aanslagen voor gemeentelijke heffingen en waterschapsheffingen
  • Jaaroverzichten van energieleveranciers

 

Welke papieren moet je 5 jaar bewaren?

Als particulier ben je niet wettelijk verplicht om je financiële administratie te bewaren. Toch is het handig om dit te doen. De belastingdienst kan namelijk tot 5 jaar terug nog belasting navorderen. Deze documenten moet je daarom 5 jaar bewaren:

  • Alle gegevens die nodig zijn om je belastingaangifte te doen
  • Beschikking toeslagen
  • Aangiften en aanslagen inkomstenbelasting
  • Salarisstroken
  • Bank- en creditcard afschriften

 

Welke documenten moet je 7 jaar bewaren?

Dit geldt alleen voor ondernemers omdat zij een fiscale bewaarplicht hebben. Hiermee wordt bedoeld dat je als ondernemer wettelijk verplicht bent je administratie 7 jaar te bewaren. Voor meer informatie raadpleeg de website van de belastingdienst.

  • Grootboek
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Loonadministratie
  • Voorraadadministratie

 

Belangrijke uitzonderingen:

  • Gegevens met betrekking tot onroerende goederen moet je minimaal 10 jaar bewaren
  • Gegevens met betrekking tot elektronische diensten, radio- en televisie omroepdiensten en telecommunicatiediensten

 

Welke belangrijke papieren moet je voor altijd bewaren?

Sommige documenten moet je levenslang bewaren omdat ze een bewijsfunctie hebben. Bekende voorbeelden zijn arbeidscontracten en jaaropgaven. Deze heb je soms nodig om bij pensionering te bewijzen dat je bij een bepaald bedrijf hebt gewerkt en recht hebt op pensioen.

  • Notariële stukken zoals testamenten, samenlevingscontracten en (koop) akten
  • Diploma’s, certificaten en getuigschriften
  • Arbeidscontracten
  • Jaaropgaven en -overzichten
  • Inentingspapieren, boekjes en medische documenten
  • Trouwboekje, geboorteaangiften en dergelijke
  • Adoptie- of echtscheidingspapieren

 

Doe deze documenten bijvoorbeeld in een map bij elkaar met de naam “Voor altijd bewaren” of iets dergelijks. Dan weet je precies waar je ze moet bewaren en vooral terug kan vinden.

Moet je al deze documenten op papier bewaren?

Echt niet. Tegenwoordig hoef je bovenstaande documenten niet uit te printen en te bewaren. Bijna alles wordt digitaal verstuurd wat enorm veel papierwerk scheelt. Denk bijvoorbeeld aan bankafschriften, belastingaanslagen, salarisstroken, pensioenoverzichten of verzekeringspolissen.

Het valt me zelfs op dat de meeste instanties alleen maar een mail sturen met een link naar desbetreffende document. Je hoeft alleen maar in te loggen bij bijvoorbeeld je pensioenfonds om de gegevens controleren en klaar is kees. Je hoeft zelfs zelden iets te downloaden omdat deze documenten voor altijd bewaard blijven. In sommige gevallen voor een periode van 5 of 10 jaar.

Denk aan alle berichten van de belastingdienst die je sinds een aantal jaar terug kunt vinden op www.mijnoverheid.nl. Je bankoverzichten kun je bij de meeste banken tot 18 maanden terug inzien. Afhankelijk van de bank kun bankafschriften die tussen de 7-10 jaar oud zijn downloaden. En hetzelfde geldt voor de financiële jaaroverzichten van je bank.

Hou wel rekening met een paar uitzonderingen

Toch zijn er documenten die je absoluut niet weg mag gooien. Zelfs niet als je ze digitaliseert. Deze papieren hebben namelijk een fysieke en juridische bewijsfunctie of ze bevatten informatie die je niet zomaar elders kunt opvragen. Denk hierbij aan een hypotheekakte, een diploma, een document waarop je je handtekening hebt gezet zoals een contract. Vergeet de documenten met een watermerk niet. Bij het scannen wordt de watermerk niet meegescand.

Je kunt je papieren administratie tegenwoordig flink uitdunnen

Vergeleken met pakweg 10 jaar geleden ontvang je minder papieren documenten. Het voordeel hiervan is dat je thuisadministratie anders kunt inrichten. Je hoeft bijna niets te printen om vervolgens in ordners te stoppen.

Een ander voordeel is dat je veel minder hoeft te downloaden en op je computer digitaal te archiveren. Neem eens je bankafschriften of overheidspost. Die kun je zo bij deze instanties inzien. En heb je iets op papier nodig, dan is dat zo geprint. Wat ik zelf heel fijn vind is dat banken rekening houden met de bewaartermijnen van bankafschriften. Zo hoef ik zelf geen digitale schoonmaak rondje meer te doen.

Met deze informatie op zak kan jij, net als mijn broer, je thuisadministratie flink uitdunnen. Nu je weet hoe lang je je privé administratie moet bewaren, zal het jou ook in de papierenzooi schelen. Dit scheelt je zul je flink ruimte.

Om het opschonen en bijhouden van je documenten makkelijker te maken, kun je hier mijn gratis checklist met het overzicht welke documenten je moet bewaren inclusief bewaartermijn downloaden.

Leg deze checklist meteen bij je belangrijke papieren zodat je die altijd bij de hand hebt en je administratie gemakkelijk op orde kunt houden.

 

Wil je nog meer handige opruimtips? Schrijf je in voor mijn Opruimmails.

Als dank voor je inschrijving ontvang je mijn 7 handige opruimtips om je eerste stapjes te zetten naar een opgeruimd huis.

 

Eerder verschenen blogs

Hoe ruim je je mailbox op een handige manier op?

5 Tips voor een opgeruimde thuiswerkplek (zodat je alles uit je dag kunt halen)

Wanneer heb je de hulp van een professional organizer nodig?

Met deze avondroutine houd je je huis voortaan makkelijk opgeruimd!

5 Soorten rommel waar je ongetwijfeld last van hebt

 

Delen op:

Elma
elma@gewoonopgeruimd.nl

Hoi! Ik ben Elma Gomes-Jardin. Ik ben moeder van 3 pubers en voormalig sloddervos met een passie voor structuur en rust. Als voormalig rommelkont weet ik hoe het is om te worstelen met een overdaad aan spullen, een overvolle agenda en een huishouden dat alles behalve op rolletjes loopt. Het ontspullen, organiseren en opruimen van mijn huis heeft mij veel ruimte, rust en tijd gegeven. Omdat ik weet dat veel vrouwen ook worstelen met hun huishouden, deel ik hier al mijn opruimtips.

Geen reactie's

Geef een reactie