Hoe lang moet je je privé administratie bewaren? (inclusief handige checklist)

hoe lang administratie bewaren

Hoe lang moet je je privé administratie bewaren? (inclusief handige checklist)

“Ik heb zoveel papieren! Weet jij hoe lang ik alles eigenlijk moet bewaren??” “Moet ik al mijn salarisstroken voor altijd bewaren?” “En hoe lang moet ik al die verzekeringspolissen bewaren?” Dit zijn de vragen die mijn broer mij laatst stelde. Hij werd knettergek van de papierenzooi waaruit zijn administratie bestond. Wat mij helemaal niet verbaasd aangezien hij, net als andere mensen, veel post van allerlei instanties ontvangt.

Gelukkig is er een richtlijn voor het bewaren van je privé administratie

Ik kon hem geruststellen. Nee, je hoeft gelukkig niet alles levenslang te bewaren. Sommige papieren kunnen gelijk weg. En andere moet je wat langer bewaren: soms 1 jaar, soms 5 jaar en soms zelfs levenslang. Pas na een bepaalde periode kun je je oude salarisstroken, bankafschriften en belastingaangiftes in de papierbak gooien. Beter nog: door de papierversnipperaar halen.

welke documenten bewaren

Worstel jij ook met al je papieren? Check dan deze handige lijst. Dan wordt het opschonen van je bewaararchief een stuk makkelijker:

Wat kun je meteen weggooien?

Alle gebruiksaanwijzingen van apparaten. Bijvoorbeeld de handleiding van je smartphone, televisie, magnetron, stoomoven of stofzuiger kun je direct na aanschaf weggooien. Je kunt ze tegenwoordig gewoon online vinden. Ook hoef je ze niet voor de garantie te bewaren. Evenmin de doos waarin ze de fabriek hebben verlaten.  Deze kun je met een gerust hart weggooien omdat de aankoopbon alleen volstaat voor de garantie.

Scheelt je meteen een hoop papier in lades en kasten, hé.

Welke documenten moet je 1 jaar bewaren of totdat je een nieuw exemplaar krijgt?

Sommige papieren hoef je maar 1 jaar te bewaren. Andere totdat je een nieuwe exemplaar krijgt. Neem bijvoorbeeld het jaaroverzicht van je energieleverancier. Elk jaar ontvang je er namelijk een nieuwe. De oude papieren versie kun je dan gerust weggooien.

Andere documenten kun je het beste iets langer bewaren. Denk aan verzekeringspolissen. Deze bewaar je zolang de verzekering loopt. De ingediende rekeningen die je bij je verzekering hebt ingediend, moet je vaak 1 jaar (en soms zelfs langer) bewaren. Informeer daarom bij je zorgverzekeraar.

Autopapieren bewaar je zolang jij de eigenaar ervan bent. Of aankoopbonnen van duurzame goederen, zoals een wasmachine of stofzuiger. Die moet je in elk geval bewaren tot het einde van de garantietermijn. Deze is over het algemeen 2 jaar. In sommige gevallen is het nog beter als je de bonnen pas wegdoet als je het product niet meer bezit.

  • Verzekeringspolissen, ingediende rekeningen en voorwaarden
  • Lidmaatschapsbewijzen of abonnementen
  • Pensioenoverzichten
  • Garantiebewijzen
  • Aankoopbonnen
  • Servicecontracten
  • Autopapieren inclusief rekeningen zolang de auto jouw eigendom is
  • Aanslagen voor gemeentelijke heffingen en waterschapsheffingen
  • Jaaroverzichten van energieleveranciers

 

Welke papieren moet je 5 jaar bewaren?

Als particulier ben je niet wettelijk verplicht om je financiële administratie te bewaren. Toch is het handig om dit te doen. De belastingdienst kan namelijk tot 5 jaar terug nog belasting navorderen. Deze documenten moet je daarom 5 jaar bewaren:

  • Alle gegevens die nodig zijn om je belastingaangifte te doen
  • Beschikking toeslagen
  • Aangiften en aanslagen inkomstenbelasting
  • Salarisstroken
  • Bank- en creditcard afschriften

 

Welke documenten moet je 7 jaar bewaren?

Dit geldt alleen voor ondernemers omdat zij een fiscale bewaarplicht hebben. Hiermee wordt bedoeld dat je als ondernemer wettelijk verplicht bent je administratie 7 jaar te bewaren. Voor meer informatie raadpleeg de website van de belastingdienst.

  • Grootboek
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Loonadministratie
  • Voorraadadministratie

 

Belangrijke uitzonderingen:

  • Gegevens met betrekking tot onroerende goederen moet je minimaal 10 jaar bewaren
  • Gegevens met betrekking tot elektronische diensten, radio- en televisie omroepdiensten en telecommunicatiediensten

 

Welke belangrijke papieren moet je voor altijd bewaren?

Sommige documenten moet je levenslang bewaren omdat ze een bewijsfunctie hebben. Bekende voorbeelden zijn arbeidscontracten en jaaropgaven. Deze heb je soms nodig om bij pensionering te bewijzen dat je bij een bepaald bedrijf hebt gewerkt en recht hebt op pensioen.

  • Notariële stukken zoals testamenten, samenlevingscontracten en (koop) akten
  • Diploma’s, certificaten en getuigschriften
  • Arbeidscontracten
  • Jaaropgaven en -overzichten
  • Inentingspapieren, boekjes en medische documenten
  • Trouwboekje, geboorteaangiften en dergelijke
  • Adoptie- of echtscheidingspapieren

 

Doe deze documenten bijvoorbeeld in een map bij elkaar met de naam “Voor altijd bewaren” of iets dergelijks. Dan weet je precies waar je ze moet bewaren en vooral terug kan vinden.

Moet je al deze documenten op papier bewaren?

Echt niet. Tegenwoordig hoef je bovenstaande documenten niet uit te printen en te bewaren. Bijna alles wordt digitaal verstuurd wat enorm veel papierwerk scheelt. Denk bijvoorbeeld aan bankafschriften, belastingaanslagen, salarisstroken, pensioenoverzichten of verzekeringspolissen.

Het valt me zelfs op dat de meeste instanties alleen maar een mail sturen met een link naar desbetreffende document. Je hoeft alleen maar in te loggen bij bijvoorbeeld je pensioenfonds om de gegevens controleren en klaar is kees. Je hoeft zelfs zelden iets te downloaden omdat deze documenten voor altijd bewaard blijven. In sommige gevallen voor een periode van 5 of 10 jaar.

Denk aan alle berichten van de belastingdienst die je sinds een aantal jaar terug kunt vinden op www.mijnoverheid.nl. Je bankoverzichten kun je bij de meeste banken tot 18 maanden terug inzien. Afhankelijk van de bank kun bankafschriften die tussen de 7-10 jaar oud zijn downloaden. En hetzelfde geldt voor de financiële jaaroverzichten van je bank.

Hou wel rekening met een paar uitzonderingen

Toch zijn er documenten die je absoluut niet weg mag gooien. Zelfs niet als je ze digitaliseert. Deze papieren hebben namelijk een fysieke en juridische bewijsfunctie of ze bevatten informatie die je niet zomaar elders kunt opvragen. Denk hierbij aan een hypotheekakte, een diploma, een document waarop je je handtekening hebt gezet zoals een contract. Vergeet de documenten met een watermerk niet. Bij het scannen wordt de watermerk niet meegescand.

Waar moet je nog meer rekening houden als je je privé administratie gaat opruimen?

Bevatten je documenten persoonsgegevens, zoals je contactgegevens of burgerservicenummer? Dan is het aan te raden om met deze documenten vertrouwelijk om te gaan, zeker als je deze wilt weggooien. Denk bijvoorbeeld aan een factuur met je naam en huisadres, een kopietje van je paspoort of een printje van je reispapieren van afgelopen vakantie.

Gooi deze vertrouwelijke papieren dus niet zomaar weg in de papierbak. Dit brengt namelijk privacy risico’s met zich mee. Mijn advies is om je confidentieel papier eerst te vernietigen, bijvoorbeeld met een papierversnipperaar. Heb je geen papierversnipperaar in huis of wil je er geen geld aan spenderen? Dan kun je jouw papier ook laten vernietigen bij een archiefvernietigingsbedrijf.

Archiefvernietiging is een efficiënte keuze om kleine of grote hoeveelheden papier veilig te laten vernietigen. Let erop dat je kiest voor een CA+ gecertificeerd bedrijf, zo ben je er zeker van dat je papier op een gecertificeerde wijze wordt vernietigd en gerecycled. Bij de meeste datavernietigingsbedrijven kun je naast je privé administratie ook oude harde schijven, laptops, smartphones en tablets inleveren ter vernietiging. Dat is wel zo handig en opgeruimd!

Je kunt als particulier niet bij elk bedrijf je vertrouwelijke materiaal inleveren ter vernietiging. Neem daarom altijd eerst even contact op met het bedrijf of aanleveren mogelijk is. Een voorbeeld van een CA+ gecertificeerde datavernietiger is Brantjes Data-Vernietiging in Nieuw-Vennep, dat is vlakbij luchthaven Schiphol. Zelf lever ik onder andere vertrouwelijke documenten of datadragers van klanten daar zodat deze veilig vernietigd worden.

Wil je zelf een papierversnipperaar aanschaffen en wil je meer advies erover, klik hier om meer over te lezen.

Voor meer advies over archiefvernietiging, klik dan hier om meer over te lezen.

Je kunt je papieren administratie tegenwoordig flink uitdunnen

Vergeleken met pakweg 10 jaar geleden ontvang je minder papieren documenten. Het voordeel hiervan is dat je thuisadministratie anders kunt inrichten. Je hoeft bijna niets te printen om vervolgens in ordners te stoppen.

Een ander voordeel is dat je veel minder hoeft te downloaden en op je computer digitaal te archiveren. Neem eens je bankafschriften of overheidspost. Die kun je zo bij deze instanties inzien. En heb je iets op papier nodig, dan is dat zo geprint. Wat ik zelf heel fijn vind is dat banken rekening houden met de bewaartermijnen van bankafschriften. Zo hoef ik zelf geen digitale schoonmaak rondje meer te doen.

Met deze informatie op zak kan jij, net als mijn broer, je thuisadministratie flink uitdunnen. Je weet vanaf nu hoe lang je je privé administratie moet bewaren wat jou op termijn ook veel papierenzooi en ruimte zal schelen.

Om het opschonen en bijhouden van je documenten makkelijker te maken, kun je een checklist bij je belangrijke papieren neerleggen zodat je die altijd bij de hand hebt op het moment dat je je administratie gaat doen.

Zo’n checklist kun je natuurlijk zelf maken, maar wist je dat ik dit al voor je heb gedaan? En dat deze checklist al meer dan 1000 keer gedownload is?

 

Schrijf je hier in voor mijn opruimmails.
Als dank ontvang je de handige checklist ‘Welke documenten je moet bewaren met bijbehorende bewaartermijnen’.
dit veld niet invullen s.v.p.

Delen op:

Elma Gomes-Jardin
elma@gewoonopgeruimd.nl

Hoi! Ik ben Elma Gomes-Jardin. Ik ben een voormalig rommelkont die houdt van structuur en rust. Als moeder van 3 kinderen weet ik hoe het is om elke dag te worstelen met een overdaad aan spullen, een overvolle agenda en een huishouden dat alles behalve op rolletjes loopt. Het ontspullen, organiseren en opruimen van mijn huis heeft mij veel ruimte, rust en tijd gegeven. Omdat ik weet dat andere vrouwen ook hiermee worstelen, deel ik al mijn opruimtips in mijn blogs.

8 Reactie's
  • Arend wentink
    Geplaatst op 11:37h, 18 februari Beantwoorden

    Vraag hoe lang kan de svb belasting papieren Opvragen?

    • Elma
      Geplaatst op 15:56h, 21 februari Beantwoorden

      Hoi Arend,

      Ik heb voor je gekeken en dit vond ik in een artikel van de SVB:

      De SVB heeft de bewaartermijn van papieren en elektronische dossiers van uitkeringsgerechtigden vastgesteld op vijf jaar nadat het recht op uitkering is beëindigd. Deze termijn houdt verband met de verjarings- en vervaltermijnen in het wettelijk stelsel van terugvordering en sancties. Een periode van vijf jaar wordt voldoende geacht voor de doeleinden van het toegankelijk houden van gegevens ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole.

      Je kunt de volledige tekst hier vinden: https://puc.overheid.nl/svb/doc/PUC_4235_20/8/

      Ik wil je adviseren om voor de zekerheid contact met ze op te nemen want bovenstaande informatie is best wel algemeen zodat je verzekerd bent dat je de informatie krijgt die specifiek is voor jouw persoonlijke situatie.

  • Marijke
    Geplaatst op 20:10h, 02 juli Beantwoorden

    Hallo goedenavond.
    Sinds vanmiddag geattendeerd op uw Blog en mail ontvangen. Duidelijk qua bewaren papieren.
    Mijn vraag is hoe je duidelijk je papieren per ordner en tabbladen kunt bijhouden….

    • Elma
      Geplaatst op 15:37h, 05 juli Beantwoorden

      Hallo Marijke,
      Wat leuk dat je de checklist ontvangen hebt. Er zijn verschillende manieren om dat te doen. Een van de simpelste is om je papieren te ordenen per categorie. Bijvoorbeeld een verzekeringsmap waarin je alle papieren van je verzekeraars (inboedel, opstal, auto etc etc) in bewaart. Er zijn mensen die het fijner vinden om bv alle papieren die te maken hebben met hun auto in 1 map te bewaren. Dus ook de verzekeringspapieren van de auto. Het is handig om tabbladen te gebruiken om alle papieren die bv bij je auto horen uit elkaar te houden voor meer overzicht. Verder is het raadzaam om op de rug van de ordner te noteren Verzekeringen met daaronder wat er in de map opgeborgen is (dus inboedel, aansprakelijkheid etc). Hopelijk beantwoord ik hiermee je vraag. Als je vragen hebt, neem gerust contact op. Groetjes, Elma Opruimcoach bij Gewoon Opgeruimd Utrecht.

  • Wouter Buijs
    Geplaatst op 10:18h, 07 april Beantwoorden

    Hallo Annelies,

    Bedankt voor je inzichtelijke artikel over de bewaartermijn van administratie en belangrijke papieren documenten. Als ondernemer heb ik veel ervaring met boekhouden en diverse boekhoudprogramma’s, en zie ik veel waarde in jouw artikel, met name de duidelijke richtlijnen die je hebt gegeven voor het bewaren van verschillende soorten documenten.

    Ik ben het eens met je punten over het belang van het bewaren van financiële documenten, zoals bonnetjes en facturen, en wil graag toevoegen dat ik ook heb gemerkt hoe cruciaal het is om deze documenten op een georganiseerde manier te bewaren, vooral tijdens belastingseizoenen.

    Nogmaals bedankt voor het delen van je inzichten. Ik kijk uit naar meer van je posts!

    Vriendelijke groeten,
    Wouter

    • Elma
      Geplaatst op 12:03h, 08 april Beantwoorden

      Hallo Wouter,

      Bedankt voor je reactie en aanvulling. Wanneer je je bonnetjes en andere documenten op een georganiseerde manier bewaart, is belasting aangifte niet zo’n stressvolle en tijdrovende activiteit.

      Groetjes, Elma

  • Veerle Rodenburg
    Geplaatst op 13:02h, 19 april Beantwoorden

    Ik ben flink aan het opruimen. Hoe fijn is dat. We hebben nog veel hypotheekpapiere, maar wij hebben onze hypotheek sinds 2 jaar afgelost. Moet ik dan nog bepaalde stukken bewaren? Of kan alles weg

    • Elma
      Geplaatst op 13:33h, 22 april Beantwoorden

      Beste Veerle,

      Als je gebruik hebt gemaakt van de hypotheekrente aftrek, dan is het verstandig om desbetreffende documenten tot 5 jaar na de laatste keer dat je gebruik hebt gemaakt van de hypotheekrente aftrek te bewaren. Het is namelijk een bewijsstuk. Wat betreft de hypotheekakte, moet je die zolang je huis jouw bezit is, bewaren. Aangezien ik geen financieel adviseur ben, wil ik je vragen contact op te nemen met je hypotheekverstrekker en vragen wat ze adviseren. 2 oude klanten van mij hebben namelijk verschillende adviezen van hun hypotheekverstrekker ontvangen.

      Veel succes met het opruimen!

Geef een reactie