Hoe ruim je je mailbox op een handige manier op?

06 mei Hoe ruim je je mailbox op een handige manier op?

Vraag jij je wel eens af hoe je je mailbox op een handige manier kunt opruimen? Bijvoorbeeld als je net terug bent van vakantie, zwangerschapsverlof of omdat jouw inbox ruim 500 berichten rijk is. In dit artikel vertel ik je hoe jij je inbox op een handige manier kunt opruimen.

Waarom zou je je mailbox op willen ruimen?

Voor ik je vertel hoe je je e-mailbox als een pro kunt opruimen, wil ik je eerst vertellen waarom het belangrijk is om deze op te schonen. Ten eerste puilt het niet uit van de mails. Vaak zijn deze ongelezen mails die de boel alleen maar onoverzichtelijk maken. Je kunt bijvoorbeeld een belangrijke mail waarin de link naar een interessante webinar zit niet vinden. Of informatie die je nodig hebt voor een opdracht van een klant. Erger nog, een te betalen factuur.

Zo’n overvolle inbox geeft je ook stress. Vaak is dat onbewust en veel stress. Ken je het gevoel dat je continu iets moet doen? Of het gevoel dat je iets vergeten bent te doen, maar de vinger niet op kunt leggen? Daarnaast zorgt je uitpuilende mailbox dat je snel afgeleid raakt en belemmert het je in je werk. Want voor je het weet heb je 30 minuten door je postvak gescrold, allerlei ‘interessante’ dingen gevonden, misschien ook wat hap snap dingetjes gedaan… En dan zit je met ‘Oh ja, waarom ging ik mijn email ook alweer checken??’

Hoe kun je je mailbox op een handige manier opruimen?

Er zijn verschillende manieren om je mailbox op te ruimen. Sinds ik een e-mailbox heb, heb ik verschillende manieren geprobeerd om het opgeschoond te krijgen. Uiteindelijk is dit dé stappenplan waarmee ik altijd mijn mailbox (en van anderen) succesvol opruim:

1. Gebruik een timer en maak het je leuk

Om te beginnen, pak een timer en stel deze in op 30 minuten, maximaal 1 uur. De ervaring heeft me geleerd dat je na 1 uur uitmesten behoorlijk gaar bent. Dat laatste is niet bevorderlijk als je nog flink wat moet opschonen.

Wanneer ik een overvolle mailbox moet opruimen, zet ik leuke muziek op die niet afleidt doch lekker energie geeft. Een andere keer kruip ik op de bank. En bij goed weer klaar ik deze klus in de tuin.

Op deze manier vliegt de tijd voorbij zonder dat ik er erg in heb. Ondertussen heb ik desbetreffende inbox een stuk leger gemaakt. Wanneer de timer gaat neem ik dan een pauze om daarna verder te gaan. Of plan ik een volgende opruimsessie in.

Lees ook: 5 Tips waarmee je opruimen een stuk leuker maakt

2. Meld je af én verwijder nieuwsbrieven die je niet meer wilt ontvangen

‘Maar hoe pak ik het afmelden en verwijderen van nieuwsbrieven nou handig aan?’, krijg ik vaak te horen.

Allereerst is het handig om de 5 soorten nieuwsbrieven te herkennen die je mailbox vervuilen. Ik heb ze op een rij gezet:

1. Nieuwsbrieven waar je op geabonneerd hebt om die mega handige en gratis weggever te kunnen downloaden. Verder lees je de nieuwsbrieven niet omdat je bijvoorbeeld genoeg hebt aan de freebie.

2. Nieuwsbrieven boordevol kortingen van de supermarkt, drogisterij of een kledingketen. Vaak heb je hierop geabonneerd om een klantenpas te ontvangen inclusief welkomstkorting of te activeren waarmee je voor onweerstaanbare kortingen kunt sparen.

3. Nieuwsbrieven die je ooit interessant of handig vond, maar waar je nu geen interesse meer in hebt. Zo heb ik me ooit voor de nieuwsbrief van de floorballvereniging van mijn zoon ingeschreven. Handig om allerlei weetjes te ontvangen. Toen meneer niet meer floorballde, heb ik me (na een tijdje 😅) uitgeschreven.

4. Nieuwsbrieven met allerlei informatie van je bank, verzekeraar, energiemaatschappij of andere instanties. Wees eens eerlijk, open je ze altijd? Hoe interessant vind je de informatie die in dit soort nieuwsbrieven staat? Oh ja, zit je nog bij die energiemaatschappij of zorgverzekeraar?

5. Nieuwsbrieven die je met plezier leest omdat ze inspirerend zijn. Wanneer je ze leest leer je iets nieuws of krijg je een nuttige tip waarmee je een probleem kunt oplossen. Maar als je ze in je inbox laat staan, dan zorgen ze voor rommel en chaos.

Met deze kennis op zak kun je nu beginnen met opruimen. Type een van de volgende woorden in de zoekbalk van je e-mailprogramma: nieuwsbrief, uitschrijven, afmelden, unsubscribe, update your profile of voorkeur.

Als het goed is, krijg je nu een hele rits aan nieuwsbrieven te zien. Nu kan de opschoonfeest beginnen!

Stel jezelf bij elke geopende en nog niet geopende nieuwsbrief de volgende 3 vragen:

• • • Ga ik dit nog lezen?
    • Lees ik deze mails graag?
    • Ga ik de tips of kortingen gebruiken?

 

Is je antwoord op een van deze vragen een NEE? Schrijf je dan meteen uit. Dit doe je door naar de onderkant van de mail (de footer) te scrollen en op afmelden, uitschrijven of unsubscribe te klikken. Laat je niet afschrikken als je gevraagd wordt om je e-mailadres in te voeren. Deze handeling kost je maar een paar seconden extra. Wat je laten een heleboel junkmail gaat schelen.

Als kers op de taart verwijder je deze nieuwsbrief gelijk uit je inbox. Vergeet niet om de voorgangers ervan ook meteen te verwijderen. Een makkelijke manier om dit te doen, is door de naam van de afzender in de zoekbalk te typen. Vervolgens selecteer je alles waarna je op verwijderen klikt. Voilà, een nieuwsbrief minder en meer ruimte voor terug!

Herhaal bovenstaande stappen met elke woord (nieuwsbrief, afmelden etc) totdat je alle nieuwsbrieven die je niet meer wilt lezen of ontvangen, verwijderd hebt. De nieuwsbrieven die je nog een keer wilt lezen of die handige tips bevatten, verplaats ze naar een map. Geef deze map een voor jou logische naam. Misschien is dat de naam van de afzender, een bepaald onderwerp (huis opruimen) of handige tips.

3. Ruim je facturen op

Facturen kunnen ook voor de nodige overzichtsproblemen zorgen in je mailbox. Het mooie is dat je ze snel kunt opruimen.

Dit doe je door de bekende formule uit stap 2 toe te passen. Namelijk door het woordje facturen in de zoekbalk van je inbox te typen. Als het goed is komen alle facturen boven water drijven.

Nu is het zaak om na te gaan welke facturen je moet bewaren en welke meteen weggegooid kunnen worden. Facturen van bijvoorbeeld cosmetica, voedingssupplementen of zelfzorgproducten kun je meteen weggooien.

In het geval van elektronica kijk eerst of je het apparaat nog hebt. Nee? Dan weg ermee. Heb je het apparaat nog, kijk vervolgens hoe het zit met de garantie. Wanneer deze verstreken is, kun je de factuur ook weggooien. Heb je een apparaat voor je bedrijf aangeschaft, dan moet je over het algemeen de factuur 7 jaar bewaren. Dit in verband met een eventuele controle door de belastingdienst.

Wanneer je facturen voor boeken, nascholingen, webinars of coachingstrajecten tegenkom, pas bovenstaand principe ook toe. En vergeet niet, alles wat je nodig hebt voor de belastingaangifte moet je bewaren. Voor een particulier is dat 5 jaar. Heb je een eigen bedrijf, dan is dat 7 jaar.

De facturen die je wilt of moet bewaren kun je downloaden en in een map op je laptop of cloud bewaren. Sommige mensen vinden het prettiger om deze in map in de mailbox te bewaren. Wat je ook kiest, geef de map een logische naam. Bijvoorbeeld facturen 2019, facturen 2020, facturen huishoudapparaten etc. etc.

Lees ook: Hoe lang moet je je privé administratie bewaren? (inclusief gratis checklist)

4. Verwijder mails van social media en andere kanalen

Een andere quick win in het opschonen van je e-mailbox is het verwijderen van alle mails van social media. Vaak doe je namelijk niks mee. Dus waarom bewaren?

Meestal zijn dat vriendschapsverzoeken van Facebook, de bekende notificaties wanneer je inlogt op een nieuw apparaat of update berichten van LinkedIn, Pinterest, Instagram of Twitter.

Om te voorkomen dat je deze mails in de toekomst nog in je inbox terecht komen, kun je je e-mailprogramma de opdracht geven om deze mails direct in de prullenbak te verplaatsen. Beter is om in desbetreffend app in te loggen en deze notificaties uit te zetten. Vooral als je dagelijks op een van deze kanalen begeeft, heb je geen notificaties nodig.

Wanneer je een eigen bedrijf hebt, ontvang je regelmatig e-mails van bijvoorbeeld Google Analytics, Google Search Console, Google mijn bedrijf, je zakelijke Pinterest account of je e-mailmarketingservice (zoals Mailblue of Mailchimp). Al deze mails bevatten informatie die je ergens anders terug kunt vinden. Deze mails bewaren is daarom dubbelop en zonde van de ruimte in je e-mailprogramma.

5. Verwijder overbodige mails

Zonder het door te hebben laten we vaak overbodige e-mails in onze postvak staan. Goeie bekenden zijn het wachtwoord wijzigen, wachtwoord resetten, uw wachtwoord is gewijzigd mails.

Je hebt ze helemaal niet meer nodig. Het wachtwoord heb je al lang gewijzigd. En valt het tijdens het opruimen van je mailbox je op dat je een mega collectie van dit soort mails hebt? Dan is het misschien tijd om een wachtwoordkluis, zoals LastPass te gebruiken. Het wachtwoorden opvragen gedoe behoort tot het verleden en je krijgt dit soort mailtjes niet meer. Dat is minder mails opschonen. Oh ja, het scheelt je veel tijd, irritatie en de nodige denkwerk als je ergens in moet loggen.

Andere goeie bekenden uit het rijtje overbodige mails: de mails van je werkgever met de mededeling dat je nieuwe salarisstrook in je werkgeversportaal staat, klaar om gedownload te worden. Deze mail hoef je niet te bewaren want er staat geen belangrijke informatie in. Dus, hup in de prullenbak.

Andere mails die ook zo in de prullenbak kunnen:

• • • Bankmails waarin ze je op de hoogte brengen dat je jaaroverzicht kunt downloaden of dat de rente weer gewijzigd is.
    • Mails van MijnOverheid. Deze dient alleen om je op de hoogte te brengen dat je in je Berichtenbox moet inloggen.
    • Pensioenfonds. Vaak wordt deze verstuurd om je op de hoogte te brengen dat je nieuwe pensioenoverzicht op je account staat.
    • Zorgverzekeraar is ook eentje. Vaak versturen ze deze om te melden dat er een bedrag afgeschreven wordt.
    • Energiemaatschappij met bijvoorbeeld de mededeling dat je jaarnota beschikbaar is. Maar om deze te raadplegen moet je eerst inloggen. Verder geen nuttige informatie om te bewaren.

 

6. Pak de overige mails aan

De overige mails die je nu nog moet opruimen zijn mails van bijvoorbeeld collega’s met vragen over een opdracht. Of van klanten die een afspraak willen verzetten of om advies vragen. Deze kun je zo de prullenbak in klikken.

Nu is het tijd om de CC- mails waar jij opstaat aan te pakken. CC-mails zijn mailtjes die verstuurd zijn met bijvoorbeeld de notulen van een vergadering of andere bedrijfsgerelateerde informatie. Beoordeel of je deze nog moet bewaren. Gebruik de zoekfunctie van je mailbox om ze allemaal op te snorren. Kijk of de notulen op het intranet van je werkgever terug te vinden zijn. Als dat zo is, verwijder je ze uit je postvak. Is dat niet zo en wil je ze per se bewaren? Archiveer ze dan in een map.

Ga vervolgens na welke mails je al afgehandeld hebt. Neem hierbij de mails die je niet meer hoeft af te handelen omdat iemand anders dat al gedaan heeft of al verlopen zijn. Wanneer ik deze aanpak, begin ik helemaal onderin mijn inbox. Hier vind ik de oudste mails en deze kan ik vaak ongelezen weggooien. Want hoe groot is de kans dat een e-mail uit 2015 relevante informatie bevat?

Dan heb je de meest recente e-mails. Deze kun je onderverdelen in mails die je snel kunt afhandelen. Te weten minder dan 2 minuten. Kun je een vraag snel beantwoorden? De gevraagde informatie vinden en mailen? Handel deze dan meteen af. Verwijder vervolgens deze mail of archiveer het in de bijbehorende map.

Mails die meer tijd van je vragen om er een antwoord op te geven, plan je een vast moment van de dag om soortgelijke mails te beantwoorden.

7. Doe de grote mailbox opruimactie

Als laatste ga je de grote mailbox opruimactie houden. Deze actie is bedoeld om je mailbox binnen de perken te houden. Want een e-mailbox heeft maar een bepaald GB aan opslagruimte. Alles daarboven moet je (meer) voor gaan betalen. Bovendien zorgt deze grote schoonmaak ervoor dat je mailbox zijn snelheid behoudt. Wie vindt een traag ladende mailbox nou leuk?

Allereerst ga je alle mappen langs. Heb je een map van een sportclub of vereniging waar je niet meer bij zit? Of een map Facturen 2010? Verwijder desbetreffende map inclusief de inhoud.

Vervolgens leeg je de mappen concepten, prullenbak, spam en verzonden. De inhoud van deze mappen neemt ook opslagruimte in. Sommige e-mailproviders legen de prullenbak en spambox automatisch voor je. Wanneer dat bij jou niet het geval is, kijk of je dat kunt instellen.

Als dat niet kan, dan zul je deze zelf regelmatig moeten legen. Net als de mappen verzonden en concepten. Dit zul je dus zelf in de gaten moeten houden en opschonen. Plan een vast moment in de week of maand om dit te doen. Zo houd je je mailbox netjes en snel.

Ziezo, je mailbox is een stuk overzichtelijk

Na het volgen van bovenstaande stappen is je mailbox lekker opgeruimd en een stuk overzichtelijker. Als het goed is, heb je alleen mails waar je iets mee moet. En kun je vanaf nu je mailbox makkelijker netjes en overzichtelijk houden.

 

Wil je meer handige opruimtips ontvangen? Schrijf je hier in voor mijn Opruimmails.

Als dank voor je inschrijving ontvang je mijn 7 handige opruimtips om je eerste stapjes te zetten naar een opgeruimd huis.

 

Meer blogs lezen?

5 Tips voor een opgeruimde thuiswerkplek (zodat je alles uit je dag kunt halen)

3 Simpele manieren om je onzichtbare rommel aan te pakken

5 Soorten rommel waar je ongetwijfeld last van hebt

Moeite met sentimentele spullen opruimen: hoe Carla’s nieuwe inzicht haar op weg hielp

Magneetplekken? Pak ze in 5 stappen aan!

 

Delen op: